Überblick Betrieb
- Vorbereiten auf hochverfügbare Datenbank (von TU.it)
Fast Lane
- TUnet-Kontaktperson in Adressbuch
- Organigramm - Anzeige für alle Mitarbeiter_innen
- Neues Curriculum 2 Monate vorher anzeigen
SÜLT Direkteinspielung
Derzeit erfolgt die Datenübernahme über CSV Dateien – Ziel ist eine direkte Übernahme der Daten in SAP.
Fortschritt: Feinkonzepterstellung, Testübergabe Schnittstellendokumentation der Änderungen in TISS (inkl. Prozesse) Test und Abnahme durch Fachbereich, Refactoring LKL, Anpassen der Listen, Produktivsetzung.
Aussendungen NEU
Überarbeitung des Systems für Massenaussendungen - umfasst Anpassungen der Listmails und zielt die Einschränkung des unproduktiven E-Mail Versands ab. Empfängerlisten sollen automatisiert erstellt werden können – weniger manuelle Arbeit
Fortschritt: Fertigstellung Definition von Adressatenkreisen, Testing, Dokumentation, Schulung
Organisation NEU
SAP Übernahme von Lehrbeauftragten und Tutor_innen
Fortschritt: Allfällige Anpassungen im Pilotbetrieb, Schnittstellenanpassungen, Vorbereitung auf Umstellung Anfang 2019
TUcard
Sinnvolle Verortung der Verantwortlichkeiten der TUcard. Im ersten Schritt findet die Verortung der Studierendenkarten in die Studienabteilung statt.
Fortschritt: Einführung neuer Kartentyp „Externe“, Ende Datum bei weiteren Mitarbeiter_innen
Datenschutz Konformität
Die einzelnen TISS-Module sollen auf Einhaltung des Datenschutzgesetzes und auf notwendig Vorbereitungen der Datenschutzverordnung 2018 geprüft werden
Fortschritt: Laufende Qualitätssicherung der Funktionalität für das Auskunftsbegehren. Analyse der TISS Module bezüglich Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen.
PDB Plus - Weiterentwicklung PDB
Erweiterung der Funktionalitäten der PDB. Umsetzung der Anforderungen aus dem Themenspeicher der Testgruppe VR-Forschung
Fortschritt: Projektanlageprozess Neu (Implementierung reine Forschungsförderung/Forschungskooperation und Auftragsforschung – inkl. Projektantrag und Ressourcenfreigabe); Datenimport
Berufungsprozess
TISS soll den Berufungsprozess elektronisch abbilden und unterstützen. In Abstimmung mit der Abteilung Universitätsentwicklung und Qualitätsmanagement und dem Dekanat für Architektur und Raumplanung sind drei Aspekte identifiziert, die in TISS implementiert werden sollen: (1) Online-Bewerbung, (2) Online-Gutachten, (3) Reporting über Fortschritt des Berufungsprozesses.
Fortschritt: Entscheidung für eine gemischte Lösung: Bewerbungen über eRecruiter, Abbildung des Berufungsprozesses in TISS Abstimmung mit unterschiedlichen Dekanaten
Refactoring LVA-Administration
Überarbeitung des Codes in der Administration der LVA um die Performance und Wartbarkeit zu steigern. Bug-Fixes und neue Funktionen sind derzeit unnötig schwierig zu implementieren.
Fortschritt: Entflechtung von Datenstrukturen, Überführung von Logik ins Backend, Anpassung Ansichten
LVA-Bewertung 2.0
Überarbeitung der LVA-Bewertung nach den Erkenntnissen der Arbeitsgruppe
Fortschritt: Detaillierte Anforderungserhebung, Basis-Version Bewertungsbogen, LVA-spezifische Bewertungszeitfenster, Datenexport, laufende Abstimmung der Prototypen
GUT-DMS
Die Abteilung Gebäude und Technik (GUT), soll als erstes das Dokumenten-Management-System (DMS) für die Verwaltung interner Dokumente wie Projektunterlagen zu Bauprojekten, Mietabrechnungen usw. verwenden. Als Produkt kommt Alfresco Enterprise zum Einsatz. Dokumentenablage erfolgt einheitlich, wodurch eine effizientere Ablage und Suche gewährleistet werden kann.
Fortschritt: Prüfung der Anforderungen auf Umsetzbarkeit, Vorstellung neues Ablagekonzept seitens GUT
Forschungsportfolio
2015 wurde als Nachfolge und Erweiterung der TISS-Leistungsdatenbank das TISS Forschungsportfolio implementiert. Die Umsetzung musste aus div. Gründen rasch erfolgen, was vielerorts Abstriche bei den geplanten Funktionalitäten bedeutete. Im Produktivsystem finden sich an vielen Stellen noch Fehler, bzw. unfertige Elemente die zu bereinigen sind (Facelift)
Fortschritt: Wesentliche Fehlerbehebungen und Facelift durchgeführt, z.B. Hochladen von Dateien, einheitliche Bezeichnungen in der Benutzeroberfläche, Präsentation Personenprofil und Forschungseinheitenprofil überarbeitet, Hinzufügen zum Schlagwortkatalog klarer aufgebaut
Erweiterungsstudien
Erweiterungsstudien sind ein neuer Studientyp, der mit 2018W inskribiert werden kann. TISS soll auf die Unterstützung dieses Studientyps vorbereitet werden.
Fortschritt: Vorbereitungen für Erweiterungsstudien: Anlegen der Studienkennzahlen, Zulassung zum Studium, Eingabe Curricula. Testen aller betroffenen Teile von TISS
Studienabschluss ++
Verbesserungen und zusätzliche Features um die Arbeitsabläufe an den Dekanaten noch besser zu unterstützen.
Fortschritt: Verbesserte Terminübersicht für Studierende
Publikationsdatenbank
Implementierung und Konzeption einer neuen Publikationsdatenbank in TISS. Integration einer Open-Source Software in die IT-Systeme der TU-Wien
Fortschritt: Einarbeitung in verschiedene Themen (Software, ORCID, Ringgold, Open Access)
On-Boarding
Die Task On-Boarding ist aktuell ein Sammelpool an Anforderungen, für einheitlichen Aufnahmeprozess und Informationen welche für Aufnahme und Start des neuen MA gebraucht werden (GUT, Pers. Admin…) . Auch für bestehende Mitarbeiter_innen soll die OE – interne Verwaltung erleichtert werden (Unterweisungen, PSA, Schlüssel,…) Geplant ist eine Verwaltungsseite auf OE - Ebene(Abt. Inst. FAB, FOB…) auf welcher dieser Informationen gepflegt werden können. Mechanismen mit Autoverständigung (Neuer MA braucht PSA) sollen die Seite abrunden
Fortschritt: Anforderungserhebung, Welcome Email – finale Abstimmung noch notwendig, Konzeption und Umsetzung
Workflow Engine - Ausschreibungsworkflow
Es soll ein elektronischer Ausschreibungsworkflow in TISS abgebildet werden, welcher bei der Suche und Nachbesetzung von Personal unterstützt. Start bei Bedarf von neuen MA. und endet bei der Publikation der Ausschreibung im Mitteilungsblatt bzw. in Zielgruppen spezifischen Medien. Prüfung der budgetären Bedeckbarkeit wird berücksichtigt. Aktuell Vielzahl an Formularen mit inhaltlicher Überschneidung, welche vermieden werden sollen. Definition der Workflows erfolgt mittels Activity, Masken und UI in TISS. Schnittstellen zu eRecruiter und Personalplanungstool werden implementiert.
Fortschritt: Erste Abstimmungen mit Department für Finanzen und VR Personal, Entwurf von möglichen Workflow, Erarbeitung Schnittstelle und Übersetzungsmodul
Darstellung Abwesenheiten im Outlook Kalender
Es sollen vorab von Personalabteilung definierten in SAP gepflegten Abwesenheiten im Outlook Kalender dargestellt werden.
Fortschritt: Anforderungserhebung, Erhebung der technischen Umsetzungsmöglichkeiten, Abklärung der rechtlichen Grundlagen.